Данный текст является одним из выпусков моей рассылки "Автоматизация рутины - как это?". Все выпуски вы можете прочитать в каталоге выпусков. Чтобы ничего не пропустить - рекомендую подписаться:
Выпуск 1.
Общие принципы.
Начну с глубокомысленного вопроса: "Если деятельность можно автоматизировать, то всегда ли нужно это делать?"
Понятно, что это означает.
Практически всегда первым шагом в автоматизации будут ответы на вопросы - какой результат будет получен? какой выигрыш? за счет чего? Отмечу, что пока я рассматриваю автоматизацию только одного (своего) рабочего времени. Про автоматизацию цепочки (процесса более высокого уровня) нужно поднимать тему отдельно.
Как оценивать "затраты-результат" все, конечно, знают. Обращу только внимание на следующий момент.
Очень часто полная автоматизация требует значительного времени, что не всегда оправдано. Например, один мой отчет в Microsoft Access не вмещался на одну страничку в ширину. Но нужно было именно на одну. Ухищрения с полями не помогали, сам принтер тоже не поддерживал аппаратное масштабирование. Первый вариант решения задачи состоял в создании механизма (процедуры), который бы масштабировал размеры элементов отчета в зависимости от количества выдаваемых запросом столбцов. Но это требовало значительного времени для переписывания блока формирования отчета. Поэтому был реализован второй вариант - т.к. результат запроса представляет из себя таблицу, то я просто выделял ее всю, делал "Копировать" и затем в заготовленном шаблоне в Microsoft Excel выполнял "Вставить". А в Excel, как вы знаете, очень удобный механизм масштабирования печати. Да, работа не получилась полностью автоматизированной. Но зато я получил результат с меньшими затратами. Значительно меньшими. Потом оставалось только дописать процедуру сброса этих данных в Excel автоматом - нажать кнопочки "В эксель" и "Печать", да руки так и не дошли.
Далее.
Для автоматизации совсем необязательно ставить специализированные пакеты или писать программулины на си, дельфях и иже с ними. Упаси Боже. Такое требуется в исключительных случаях.
Так как многие работают исключительно с пакетом Microsoft Office, то его развитие привело к появлению значительного числа нужных инструментов - практически всю автоматизацию с расчетами таблиц можно сделать в Excel (от формул и до запросов на выборку из базы данных), обработку и хранение данных в Access. Нужно только применять эти возможности пакета. По опыту могу утверждать, что это не так сложно.
Итак, вместо общих слов давайте перейдем к конкретным задачам. У кого есть какие вопросы по автоматизации своей рутины?