Выпуск 4.

Связывание информации от разных сотрудников.

 

 

Пошли вопросы.

"Приветствую, Андрей.

У меня есть такая задачка. В нашем отделе работают несколько человек, каждый из которых оформляет документы с клиентами. Причем совсем не обязательно документы по одному клиенту будут оформляться одним человеком. Поэтому возникает разброс информации по всем. Соответственно, при подготовке нового пакета поднимаются старые - а для этого приходится отвлекать друг-друга "У тебя есть? А у тебя?" Неудобно.

Какие есть варианты решения?

 

Дмитрий"

 

Попробую описать несколько вариантов.

1. Если есть сервер (если нет - то сделать из одной машины ftp-сервер через, например WAR FTP Daemon или расшарить одну папку для нужных сотрудников на одной машине), где можно выкладывать документы по определенной схеме (клиент - дата_пакета_документов, клиент - сотрудник_который_оформлял и т.п.) Здесь сразу нужно определиться с безопасностью - допустимо ли такое или нет. Имеются ли средства защиты (аппаратные и софт) и т.п.
2. Если не разрешено такое, то можно обойтись только созданием списка документов, чтобы точно знать, у кого какие документы есть. Раз есть данные, значит нужна база данных, в которую каждый сотрудник заносит наличие информации по клиентам. Создается база в аксессе с таблицей "У кого что". Структура будет тогда такая:

"ID" - счетчик

"Сотрудник" - связать с таблицей сотрудников, чтобы оттуда брать номер, а не вписывать каждый раз фамилию

"Клиент" - связать с таблицей клиентов, чтобы оттуда брать номер, а не все реквизиты заново указывать

"Дата"

"Какой_документ" - можно типизировать документы, можно каждый раз прописывать, что за документ

"Место_расположения" - ОБЪЕКТ OLE (есть такой тип в аксессе). В нем можно либо хранить объекты (файлы, картинки и т.п.), хранить ссылки на эти самые объекты. В режиме заполнения таблицы через правую кнопку мыши выбираете "Добавить объект - создать из файла", выбираете файл и отмечаете галку "Связь". В таком случае в этом поле таблицы будут храниться ссылки на документы, но не сами документы.

Соответственно, для удобства работы можно создать форму в аксессе: поле "дата" (есть элемент "Календарь", можно воспользоваться им), поле со списком "Клиент", поле со списком "Сотрудник", поле "Какой_документ" (будет зависит от того, прописывать или выбирать из списка) и поле "Место_расположения". Навигацию по списку можно оставить как есть (стрелочки внизу формы) или сделать свои кнопки - это на любителя.

Эту базу можно разместить на сервере (если есть) или через расшаривание (предоставление общего доступа) папки. Чтобы доступ к базе имели только нужные сотрудники, можно воспользоваться встроенной в аксесс защитой. Работает она так. Имеется отдельный файл, в котором хранятся логины-пароли пользователей (как сейчас принято, они зашифрованы в одностороннем направлении, т.е. имея зашифрованный пароль нельзя расшифровать оригинал пароля). Обычноэтофайл system.MDW (располагаетсяв Program Files\Microsoft Office\Office\). Его нужно скопировать для общего доступа (рядом с базой). И, затем, на каждой машине, с который сотрудники будут работать с базой, нужно запустить файл ProgramFiles\MicrosoftOffice\Office\1049\Wrkgadm.exe (указано для двухтысячного офиса). Выпадет окно "Администратор рабочих групп", где нужно выбрать "Связь…" и указать этот файл system.MDW, который был выложен для общего доступа.

После этого вы, как администратор созданной базы, открываете ее и выбираете "Сервис - Защита - Пользователи и группы". Здесь заводите логины для сотрудников, которые будут работать с базой (ставьте им группу Users, себе заводите тоже логин, но еще относите в группу Admins).

После выберите еще одно меню "Сервис - Защита - Разрешения". Здесь для типа объекта "База данных" для пользователя Admin убираете все разрешения, для себя ставите все разрешения, для других пользователей ставите по желанию (можете несколько ограничить возможности попортить базу).

Почему нужно убрать все разрешения для Admin? Дело в том, что это пользователь имеется во всех базах  рабочих группах. Поэтому при присоединении чужого файла system.MDW можно получить доступ в обход защиты.

Итак, после расстановки прав, закрываем базу и открываем ее вновь - теперь база спросит под каким логином вы хотите зайти. Указываете свой, пароль сейчас пустой. После открытия идете опять в "Сервис - Защита - Пользователи и группы" и на последней закладке устанавливаете себе нужный пароль. Ваши сотрудники тоже после захода в базу должны вместо пустого пароля задать новый.

Все, после этого никто чужой не получит доступ к базе. Взломать защиту наверное можно, но для этого нужен специализированный софт. Мне, пока что, такие случаи неизвестны.

 

Примерно вот так. Соответственно, поиска информации по клиенту можно делать либо просто в таблице, либо сделать простенькую форму с запросом - указываете клиента, жмете кнопку "Показать", которая выполняет запрос на выборку данных из таблицы "У кого что" с фильтром по нужному клиенту. Быстро и удобно.

 

Еще вопросы?

Андрей

djusha@rbcmail.ru