Данный текст является одним из выпусков моей рассылки "Автоматизация рутины - как это?". Все выпуски вы можете прочитать в каталоге выпусков. Чтобы ничего не пропустить - рекомендую подписаться:

Выпуск 8.

Замечания, автоматизация контроля задач, решения "под ключ".

Немного критики:

------------

Чего бы вы добавили в эту рассылку:
работу с OutLook и 1c - там что вы описываете делается на порядок легче.

------------

Относительно 1С - кто знал, как это можно было применить - написал. Вы же не написали, так ведь?

Вот Microsoft Outlook - да, вещь полезная. Она позволяет организовать постановку задач, контроль за исполнением для всех сотрудников, подключенных к общей сети. Т.е. начальник создает в Outlook задачу, указывает там исполнителей, срок. После заполнения она автоматом поступает указанным сотрудникам. Они там проставляют исполнение и завершение задачи. Очень удобно. Можно так планировать работу самому себе - сразу видно, что нужно сделать сегодня, завтра, на неделе и т.п.

Все хорошо, за исключением одного - на сервер нужно ставить еще Microsoft Exchange. Кто может похвастаться лицензией на оный продукт? Я его видел только в крупных компаниях. Причем только в IT-компаниях - на предприятиях, в банках средней величины его не было.

У кого Exchange не имеется, можно попробовать убедить руководство установить его :)) Если не получится, то можно попробовать сделать его упрощенный аналог в Access (под линуксом мне рассказывали еще есть сходный пакет Evolution, кто нибудь может о нем рассказать поподробнее? Может можно его как-нибудь пристроить?)

Для Access схема может выглядеть следующим образом.

Как я уже отмечал, в Access есть база пользователей с разрешениями (SYSTEM.MDW). Поэтому идентифицировать каждого пользователя можно (объект базы Workspace, свойство UserName). А если можно идентифицировать каждого пользователя, то тогда каждому из них можно показывать только те задачи, которые касаются только его.

Допустим, в базе формируем три таблицы:

Пользователи
ID
логин
ФИО
подразделение

Задачи
ID
дата начала
срок исполнения
тема
ID_владелец_задачи

Исполнители задач
ID
ID_задачи
ID_исполнитель
состояние
отчет исполнителя

Эта база лежит в общем доступе, пользователи открывают ее через персональные логин-пароль.

Для "постановки" задач делаем форму, которая содержит поля таблицы "Задачи" (для поля "владелец задачи" запрещаем ручное заполнение - значение должно браться из логина пользователя, это для свойства "Данные" через "Построитель выражений" - "Общие выражения" - "Текущий пользователь"), а внизу формы делаем подчиненую связанную форму для вписывания исполнителей (связь между подчиненной и главной формой через [Задачи].ID=[Исполнители задач].ID_задачи соответственно).

Итак, задачи записаны, исполнители определены. Делаем вторую форму для их отображения.

Эта форма, понятно, одна для всех, и должна показывать задачи, в которых данный пользователь является исполнителем. Поэтому в свойствах формы указываем фильтр "Показывать записи из [Задачи], для которых в [Исполнители задач] есть указание на логин пользователя":

"([Задачи].ID IN (SELECT [ID_задачи] FROM [Исполнители задач] INNER JOIN [Пользователи] ON [Исполнители задач].ID_исполнитель=[Пользователи].логин WHERE ([Пользователи].логин="поле формы, в котором указан логин пользователя")))"

Этот фильтр даст нам все задачи, в которых пользователь имеется в списке исполнителей. Дальше уже дело техники. Делаем одну подчиненую форму чтобы список задач отражался в ленточной форме (часть полей, конечно, запрещаем к редактированию), делаем другую подчиненную форму для отображения отчетов исполнителей и т.п. Можно добавить кнопочку "Обновить" или завязать обновление формы для проверки новых заданий по времени (у формы есть свойство "Интервал таймера" и можно указать процедуру, которую нужно выполнять с заданной периодичностью). После можно переходить к усложнению и совершенствованию.

В этом решении имеется, как минимум, пара очевидных недостатков:

если вы "владелец задачи", но не указаны в "исполнителях", то ваша собственная задача не будет отражаться. Для решения этой проблемы можно либо прописывать себя в исполнителях, либо дописать фильтр:

" AND ([Задачи].[ID_владелец_задачи] IN (SELECT [ID] FROM [Пользователи] WHERE [Пользователи].логин="поле формы, в котором указан логин пользователя"))"
любой желающий может поправить вручную таблицу "Задачи" (приписать денек-другой и т.п.) Этого можно в некоторой степени избежать, если выставить разрешение пользователям добавлять данные этой таблицы, но не давать возможности редактировать ее. Тогда все немного усложнится.

Хотя если есть Microsoft Outlook, то лучше пользоваться им :))

Так. Теперь несколько писем по поводу описания в рассылки решений "под ключ":

------------

Думаю, что нужны именно идеи.
Если концентрироваться на идеях, то:
1. Они будут более качественно и понятно изложены.
2. Не будут замыкаться на ёкселе.
3. Люди все таки должны работать головой - это ведь не поставка готовых решений, а рассылка для спецов.
Поэтому реализацию лучше пускай сделают сами. А в мновариантных сложных случаях делать дополнительный выпуск.

------------

Недостаток знаний и свободного времени для их получения мешают мне заниматься автоматизацией самомстоятельно.

------------

Тонкости (в какой цвет покрасить) никому не нужны. Бизнесы очень разнородны. Общие концепции вам сделать не удастся, так как проблемы очень конкретны, поэтому отпадает просто описание схемы. Реально под ваши схемы увидеть упрощенный код.

------------

Остается поле для творчества,а также подход будет более серьезным ,не потребительским.

------------

В основном работаю в Exel, но к сожалению не так давно... В связи с чем многих формул и прочих "подводных камней" я не знаю...

------------

Картина ясна. Делаю следующим образом. На своем сайте я организую сервис для людей, которым нужна реализация своих задач по автоматизации "под ключ".

Процедура простая:

на сайте заполняете форму внизу страницы (она работает при настроенном почтовом клиенте - Outlook, The Bat! и пр. - а если вы читаете почту только через браузер, то вы можете отправить мне обычное письмо по приведенной форме заявки);
я размещаю вашу заявку на сайте и публикую ее в каждом выпуске рассылки без указания вашей контактной информации;
в случае, если кто-либо согласен разработать вам решение "под ключ", они отправляют мне письмо с указанием номера заявки и своим согласием;
я организую получение тех.задания, передачу его разработчику, проверку соответствия выполненных работ, контроль сроков, оплаты.

Моя комиссия за организацию составляет 10-15% стоимости задания и включается в общую сумму. Условия могут быть изменены при согласовании с заказчиком и подрядчиком.

Таким образом, кто хочет получить готовое решение и согласен его оплатить - добро пожаловать. Остальным предлагаю, как пишут в письмах, "сконцентрироваться на разработке методов решения" конкретных ваших ситуаций.

Да, еще один момент. Молчание многих из вас можно трактовать как непонимание. Внизу рассылки я добавил вопрос "Что вам было непонятно в этом выпуске" - впишите и отправьте :))

На сегодня вроде бы все. Вопросы, комментарии, предложения?

"ВАШЕ МНЕНИЕ"

Опрос работает в том случае, если у вас настроена почтовая программа (Outlook, The Bat! и пр.) При нажатии "Готово" просто создастся письмо с ответами, которое вам нужно разрешить отправить.

Пишите письма, доказывайте, опровергайте. Если вы явно не укажите на запрет (всего письма, вашего адреса), я буду публиковать письма в рассылке.

Андрей

djusha@land.ru